Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

a. Het evenement: het BioBusiness Event dat op 24 mei 2012 in Amsterdam RAI plaatsvindt. Hierna te noemen: het BBE.

b. De organisatie: Hyphen Projects B.V. die deze algemene voorwaarden hanteert.

c. De deelnemer: de natuurlijke of de rechtspersoon die met de organisatie de overeenkomst van deelname sluit.

d. Deelnamekosten: alle door de deelnemer aan de organisatie verschuldigde kosten in verband met zijn deelname aan het BBE.

Artikel 2. Datum, tijden en accommodatie

a. De organisatie stelt de datum van het evenement vast, alsmede de tijden voor opbouw en afbouw van de stands.

b. Indien naar het oordeel van de organisatie bijzondere omstandigheden zulks rechtvaardigen, kan de organisatie de voor het evenement vastgestelde datum, tijden en/of accommodatie wijzigen, dan wel besluiten het evenement geen doorgang te doen vinden.

c. Onder bijzondere omstandigheden in het vorige lid wordt verstaan marktomstandigheden en alle overige omstandigheden die, na belangenafweging, naar het oordeel van de organisatie het welslagen van het evenement in gevaar kunnen brengen.

d. Bij wijziging van de vastgestelde datum, tijden en/of accommodatie blijft de overeenkomst van deelname onverkort van kracht. Indien de organisatie overeenkomstig lid b besluit het evenement geen doorgang te doen vinden is de organisatie, indien de omstandigheden daar aanleiding toe geven, gerechtigd om ter dekking van de kosten van voorbereiding een bedrag van maximaal 20% van de totaal verschuldigde deelnamekosten, in te houden c.q. te ontvangen van de deelnemer. In alle gevallen is de deelnemer gehouden de in verband met zijn deelname, op zijn verzoek door of middels de organisatie reeds gemaakte overige kosten integraal te voldoen.

e. In geen geval kan de deelnemer jegens de organisatie aanspraak maken op enige vergoeding van gemaakte kosten of geleden schade in verband met een besluit zoals omschreven in lid b van dit artikel.

Artikel 3. Aanmelding en indeling

a. Aanmelden voor het evenement dient te geschieden met behulp van het hiertoe bestemde aanmeldingsformulier. De aanmelding dient uiterlijk voor de op het aanmeldingsformulier genoemde inschrijfdatum te zijn verzonden. Na ontvangst van uw aanmelding, zendt de organisatie een bevestigingsbrief en een factuur.

b. De organisatie behoudt zich het recht voor zonder opgave van reden aanvragen tot deelname te weigeren.

c. Inschrijvingen worden, eventueel per sector, behandeld in volgorde van binnenkomst.

d. De organisatie heeft het recht om in reeds toegewezen expositieruimte en/of parallelle bedrijfspresentatie wijzigingen aan te brengen, indien dit om organisatorische redenen nodig mocht blijken, zonder dat de inschrijver recht kan laten gelden op vergoeding van schade, in welke vorm of door welke oorzaak die ook mocht zijn ontstaan.

e. Opbouw en afbouw van de stands kan plaatsvinden op 24 mei 2012. De opbouw en afbouw zijn voor rekening van de standhouder. Voor de opbouw en afbouw van de stand dient door de standhouder zelf te worden zorg gedragen binnen de daarvoor afgesproken tijden.

f. Het onderverhuren of overdragen van expositieruimte is niet toegestaan, evenmin als het kosteloos afstaan van standruimte aan derden.

g. Deelnemers krijgen gratis catering.

Artikel 4. Betaling

a. Betaling van de deelnamekosten dient binnen dertig dagen na factuurdatum te geschieden, tenzij op de factuur een afwijkende vervaldatum is aangegeven.

b. Bij niet tijdige betaling van enig aan de organisatie verschuldigd bedrag wordt de wettelijke rente in rekening

gebracht vanaf het moment waarop de vordering opeisbaar is geworden. Incassokosten komen voor rekening van de deelnemer, waarbij de buitengerechtelijke incassokosten worden gesteld op 15% van de hoofdsom.

c. Indien het verschuldigde bedrag niet (geheel) vóór aanvang van het evenement is bijgeschreven, is de organisatie gerechtigd, na schriftelijke of mondelinge aanzegging en ingebrekestelling, om de reeds verleende toewijzing in te trekken.

d. Het geen gebruik maken van eenmaal overeengekomen en betaalde deelname geeft geen recht op restitutie van de deelnamekosten, noch op een gedeelte ervan.

Artikel 5. Annulering.

a. Annuleringen dienen altijd schriftelijk te gebeuren.

b. Bij annulering vóór 1 maart 2012 is 25% van de deelnamekosten verschuldigd. Bij annulering tussen 1 maart 2012 en 1 april 2012, is 50% van de deelnamekosten verschuldigd. Bij annuleringen tussen 1 april 2012 en 1 mei 2012 is 75% van de deelnamekosten verschuldigd. Bij annuleringen na 1 mei 2012 is het volledige bedrag verschuldigd.

c. Indien de deelnemer door bijzondere omstandigheden gelegen buiten zijn risicosfeer, een en ander ter beoordeling van de organisatie, niet deel kan nemen aan het evenement, kan de organisatie op verzoek van de deelnemer de overeenkomst van deelname ontbinden. In dit geval is de organisatie gerechtigd 20% van de totale deelnamekosten te factureren of in te houden. De deelnemer blijft tevens alle in verband met zijn deelname op zijn verzoek door of middels de organisatie reeds gemaakte kosten verschuldigd.

d. Ingeval ten aanzien van de exposant op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst van deelname surseance van betaling of faillissement wordt aangevraagd, wordt de overeenkomst van deelname door het enkele intreden van vorenbedoelde aanvrage ontbonden en blijft de deelnemer de volledige deelnamekosten verschuldigd, alsmede de in verband met zijn deelname op zijn verzoek door of middels de organisatie gemaakte overige kosten, onverminderd het recht van de organisatie tot het vorderen van kosten, schade en interesten.

Artikel 6. Aansprakelijkheid.

a. De organisatie is in geen enkel opzicht aansprakelijk voor schade aan of vermissing van enige bezitting van de deelnemer, ongeacht door welke gebeurtenis de schade respectievelijk de vermissing is veroorzaakt.

b. De huurder van de expositieruimte stelt zich volledig aansprakelijk voor de herstelkosten van door zijn toedoen ontstane beschadigingen aan meubilair of inventarisstukken van de evenementaccommodatie.

c. De huurder vrijwaart de organisatie tegen eventuele aanspraken van de instelling die de evenementaccommodatie ter beschikking stelt aan de organisatie.

In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.